vol.145(since 07/01/07〜) 

16/07/14

私たち会計事務所に対するお客様からの定番（？）の質問のひとつに

「帳簿書類は、いつまでとっておけばいいの？」

というものがあります。

帳簿書類には、法令上保存期間が定められています。

会社法上：帳簿閉鎖の日（＝決算日）から10年
税法上　：申告書の提出期限から7年（法人税・所得税の青色申告者及び消費税）

では、会計上の「帳簿書類」とは、具体的に何を指すのでしょうか？

「帳簿」は総勘定元帳・仕訳帳・出納帳など、「書類」は請求書・契約書・領収書などをいいます。会計処理をするために必要なすべての書類、と考えていいでしょう。

これらの帳簿書類は「紙」で保管するのが原則ですが、税務署の事前承認により電子データやＰＤＦなどの電子ファイルによる保存が認められています。しかしその要件が非常に厳しいことから、制度は事実上機能していませんでした。

その法令が改正され、「書類のペーパーレス化」がいよいよ現実味を帯びてきました。

国税庁ＨＰ「電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件が改正されました」

具体的には、

・金額基準が廃止され、「帳簿」以外の全ての「書類」が、スキャナ保存の対象となった
・スキャナ以外に、デジカメやスマホによる撮影データも保存の対象となった

のが大きな特徴です。

例えば、従業員が事務用品を現金で購入し、後日経理で精算するような場合、

①従業員は領収書をスマホで撮影し、社内ＰＣやクラウド等に転送（原本は経理に送付）
②タイムスタンプ付与
③経理は原本を確認し、事後検査後原本廃棄

となります。

ただし、このスキャナ保存を開始するためには、

・開始する３月前の日までに、所轄税務署に対し承認申請が必要
・タイムスタンプ認証局の利用が必要
・適正事務処理要件規程を整備し、一定期限内での入力や相互牽制体制（小規模企業者の場合、税理士の検査でも可）の整備が必要

など、越えなければならないいくつかのハードルがあります。

マイナンバー導入、消費税のインボイス制度の導入、fintechによる自動仕訳の普及など、会計処理に関する実務は今後数年間で激変する可能性があります。
これら一連の流れは、いずれも会計業務の可視化、効率化を強力に押し進めるものです。「帳簿書類のペーパーレス化」は、急速に進むかもしれません。

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